【文件控制】IATF16949体系文件及记录控制程序-管理制度文件范本
1、目的
对质量管理体系的所有文件进行有效控制，确保质量管理体系运行的各个场所使用有效文件，并处于受控状态，以及质量管理体系的持续有效进行，保证记录完整，实现质量追溯性。
2、范围
适用于本集团公司及所属子公司质量管理体系所有文件和记录。
3、定义
3.1受控文件：指最新有效文件，加盖“受控”印章的文件。
3.2非受控文件：未加盖“受控”或加盖“作废”的文件。
3.3质量体系文件：质量手册、程序文件、作业文件、质量记录、表格等。
3.4记录：为完成的活动或达到的结果提供客观证据的文件。
3.5外来文件：非本公司发布的，与质量体系有关的标准、规范、手册，与产品有关的法律法规，顾客提供的标准等文件。
3.6技术性文件：设计图样、工艺文件、作业指导书、检验规程等；“技术通知”
3.7行政文件：除公司技术性文件、质量体系文件以外的行政管理性文件；
4、职责
4.1集团总经理：负责质量手册的批准。
4.2集团管理者代表：负责集团公司质量手册审核、程序文件的批准。
4.3集团质量管理部门：负责质量手册的编制、组织程序文件的编写、修改、校对与报批。
4.4各部门主任、子公司分管领导：负责本部门所需的三、四层次文件的批准。
4.5各部门、子公司各职能部门：负责本部门第三、四层次文件文件的编制、报批。
4.6集团质量部门：负责组织和主持质量管理体系文件编制、修改、评审、发布、更新、作废、处置的监督管理。
4.7集团技术部门：识别和编制所需的技术、工艺等文件，并负责该文件的归档管理，（含顾客图纸、样件等）。
4.8人力行政部门：编制公司行政管理文件并负责公司行政文件归档管理，（含人事任命、培训、基础建设等）。
4.9各部门：负责识别所需的各种内部管理性文件。
5、文件控制流程图
6过程要点描述
过程
要点描述
责任单位
使用记录
编制
6.1.1依据本程序4职责，各部门编写相应文件。
6.1.2文件编写完成后，交质量部门对文件统一进行编号，并校对文件。
6.1.3文件编制要求及记录编码规则见本程序8附件说明。
各部门
文件初稿
审批
6.2.1文件审核、批准权限依据附表及控制矩阵表。
管理者代表
总经理
《文件编制、更改审批/通知单》
发放
6.3.1归口管理部门负责相应文件的发放并按规定进行记录、存档。
6.3.2质量手册、程序文件、三层文件、技术文件、质量类文件发放时均须盖“受控”章。
《文件发放回收记录表》
培训
人力资源部、归口部门
培训计划
培训记录表
储存和使用
6.5.1各部门指定专人对文件进行分类并建台帐；
6.5.2质量部门负责清理本公司质量类文件的归口管理，并建立有效文件清单。
6.5.3使用过程中，允许以电子版、纸制版等保存
6.5.4质量文件定期清理或更换后，作废文件‘原稿’原则上需保存1年，但需标识“作废”章，并隔离存放。
6.5.6质量部门根据《质量体系文件受控清单》中文件的受控状态，对文件进行管理，适时（每年至少1次）检查评审文件的有效性，发现问题须及时处理。
6.5.7临时借阅质量体系文件时，内部借阅，由归口部门负责人签字后方可借阅。原则上不允许外部借阅。
《文件发放回收记录表》《质量体系受控文件清单》
更改与修订
6.6.1填写《文件编制、更改审批/通知单》，按本程序附表一进行审批，对修改进行登记。（注：技术文件用《技术文件更改通知单》）
6.6.2技术文件的更改与修订，按《变更管理程序》执行。
回收及处置
6.7.1发放新文件时，应回收旧版本文件，并做记录。
6.7.2对于失效的旧版文件，由归口管理部门加盖“作废”章。作废文件每年集中统一销毁，电子档同时集中删除。
外来文件管理
6.8.1外来文件由归口管理部门进行接收、识别，并建立《外来文件清单》。
6.8.3外来文件的由归口管理部门保存。
归口部门
《外来文件清单》
7、记录管理流程图
8.过程要点简述
输出记录
编制、填写、修改
8.1.1记录格式按本程序附表一权限进行审批，报送集团质量部门备案后使用。
8.1.2记录格式如需要修改，需填写《文件编制、更改审批/通知单》。
8.1.3各子公司可根据实际情况对程序文件的表单在现有基础上做相应完善，表单编号不变，修改后的表单报批后，报集团质量部门备案。
《记录表单》
审核
8.2.1记录审核人员应确认记录是否正确，规范，不符合则给予指导修正或重写；发现不符合者组织培训
各部门及其负责人
整理归档
8.3.1各部门每月底对各项记录进行编目、分类装订、保管，以便于检索。
《质量记录清单》
记录的储存保护
8.4.1根据记录的重要性，对每一种记录制定其保存期限，见本程序11记录。
8.4.2需保存在清洁、干燥、防火、防盗的适宜环境，以防损坏、变质和丢失。
记录的检索
8.5.1质量记录的查阅，原则上须由归口管理部门负责人批阅后，在规定的场所进行。原始记录不得外借。
8.5.2公司外部的查阅，须经公司领导批准。
过期记录的处置
8.6.1保存到期的资料，由归口部门提出《销毁明细表》申请，报公司领导批准后执行。
8.6.2销毁时可用粉碎或烧毁的方式进行。
《销毁明细表》
9附加说明
文件编制、审核、批准矩阵表见附件一
9.1文件及记录的编码规则
9.1.1质量体系文件编号规则为：
9.1.2程序文件编码规则为：
HT/QP0803
海通程序文件号(0803为变更管理程序)
9.1.3三层次文件编码规则为：
HTXX/QPXXXXXXX
海通各子公司标识/程序文件代号程序文件号三层次文件序列号
9.1.4记录表单文件编码规则：
HTXX/QPRXXXX－XXX
海通各子公司名称标识/质量记录代号程序文件号记录表单号
9.1.5质量手册文件号为“HTQM”
9.1.6程序文件页面设置格式
8.1.6.1程序文件表头
（宋体小二加粗居中）
文件及记录控制程序
(四号加粗居中)
文件编号：HTQP0701
（宋体5号）
页数：5/7
发行日期：2017年7月1日
版本：G0
9.1.6.2程序文件序号标题宋体、五号、加粗；
9.1.6.3程序文件正文宋体五号；行距固定值22磅；特殊格式“无”（首行无缩进）
9.1.6.4程序文件提纲目录：
1.目的；2.范围；3.定义；4.职责；5.流程图；6.要点描述（表格形式）；7.附加说明；8.支持文件；9.记录明细表（表格形式）；10.文件变更记录（表格形式）。
(如有特殊情况需要增加提纲，目录顺序可以插入、延续或增加)。
9.1.6.5程序文件的过程描述以表格形式表达（如本程序）
9.1.7三层次文件页面格式
9.1.7.1三层次文件表头设置
文件编号
HTJZQP0602-01
设备操作规程(四号宋体)
页数：
6/15
版本
A0
编制：
审核：
批准
发布日期
未注明文字均为五号宋体
9.1.7.2三层次文件序号标题宋体、五号、加粗；无特殊格式（不缩进）
9.1.7.3三层次文件正文宋体五号；行距最小值20磅；特殊格式“首行缩进2字符”；
9.1.7.4三层次文件更改记录表与程序文件相同采用表格形式。放在文件末尾。
9.1.8记录表单无固定格式，根据各个公司记录形式的继承性进行编制；