物料编码的功能主要是（1），增强物料资料的正确性，物料的领发、验收、请购、跟催、盘点、储存、记录等一切物料的活动均有物料编码可以查核，因此物料数据更加正确。导致一物多号，一号多物或物料和编号错乱的现象不致于发生。（2），提高物料管理的工作效率，物料既有系统的排列，以物料编码代替文字的记述，物料管理简便省事，效率因此提高。（3），有利于电脑的管理，物料管理在物料编码推行之后，才能进一步利用电脑作更有效的处理，以达到物料管理的效果。（3），降低物料库存、降低成本，物料编码有利于物料库存量的控制，同时有利于呆滞料的防止，并提高物料管理工作的效率，减轻资金的积压，降低成本。（4），防止物料舞弊事件之发生，物料具有编码后，物料记录正确而迅速，物料储存井然有序，可以减少舞弊事件的发生。（5），便于物料的领用，库存物料均有正确的统一的名称及规格予以编码。对用料部门的领用以及物料仓库的发料都十分方便。
物料编码的一般原则是物料编码必须符合物料编码的原则，合理的物料编码，必须具备下列基本原则：简单性；分类展开性；完整性；单一性；一贯性；可伸缩性；组织性；适应电脑管理；充足性；易记易查询。一、简单性：
物料复杂，物料编码大分类后还要加以细分，如果采用阿拉伯数字十进位，则每段最多只能由十个细分的项目，如果采用英文字母，则每段有26个细分项目，然而细分项目太多，就难于查找，而细分项目太少，则分类展开太慢，分类细分项目通常以五至九个较佳。例如采用阿拉伯数字十进位，有十八个项目时，其分类展开可以利用下列方法。
三、完整性
在物料编码时，所有的物料都应有物料编码，这样物料编码才能完整。若有些物料找不到赋予的物料编码，则很显然物料编码缺乏完整性。新产品新物料的产生容易破坏物料编码的完整性。因此每当有新物料产生，即应赋予新的物料编码，并规定新的物料如果没有编码，采购部门不得从事采购，即使没有物料编码的新物料采购进来了，仓库部门或会计部门发现物料订购单缺少物料编码，即应请采购部门补填物料编码，否则不予入库、不予付款。这样才能确保物料编码的完整性。四、单一性
物料编码的单一性是指一个物料编码只能代表一种物料，同一种物料只能找到一个物料编码，而绝无一个物料有数个物料编码，或一个物料编码有数项物料，一般地，只要物料的物理或化学性质有变化、只要物料要在仓库中存储、就必须为其指定一个编码，举例，如某零件要经过冲压成型、钻孔、喷漆三道工序才能完成。如果该物料的三道工序都在同一车间完成，不更换加工单位，即冲压成型后立即进行钻孔，紧接着进行喷漆，中间没有入库、出库处理，则该物料可取一个代码。如果该物料的三道工序不在同一个车间完成，其顺序是冲压、入库、领料、钻孔、入库、领料、喷漆、入库，则在库存管理中为了区分该物料的三种状态，必须取不同的物料编码。例：3000A,3000B,3000C三个编码分别表示三种不同加工状态的物料。五、一贯性
物料编码要统一而有一贯性，如以年限分类为标准时，就应一直沿用下去，在中途不能改变用籍贯或姓氏别来分类，若要这么做必须要分段或分级进行。六、伸缩性
物料编编码要考虑到未来新产品发展以及产品规格的变更而发生物料扩展或变动的情形。预留物料的伸缩余地，并不能仅就目前物料的现状考虑物料编码的安排，否则新物料产生时，就有新物料无号可编的情况。七、组织性
物料编码的编码系统，井然有序的组织与排列，以便随时可从物料编码查知某项物料帐卡或资料。物料编码的组织性，对物料管理可以省掉不必要的麻烦。八、适应电脑管理
电脑的应用已经比较普及，因此在编码时一定要考虑录入的方便性,如编码尽可能短、少使用其他符号，如‘#’、‘-’、‘*’等。九、充足性
物料编码所采用的文字、记号或数字，必须有足够的数量，以便所组成的个别物料编码，足以代表所有个别物料，以及应付将来物料扩展时的实际需要，以免遇有特殊物料时无号可编。否则物料系统被破坏。
十、易记易查性
在不影响上述九项原则之下，物料编码应选择易于记忆的文字、符号或数字，或赋予暗示及联想性。但这原则是属于次要原则，若上述九项原则俱全而独缺乏此项原则的物料编码，仍不失为优秀的物料编码。
目前很多企业所采用的物科编码方法，主要有下列几种：1，阿拉伯数字法。2，英文字母法。3，暗示法。4，混合法。一、阿拉伯数字法
分级式数字编码法是先将物料主要属性分为大类并编定其号码。其次再将各大类根据次要属性细分为较次级的类别并编定其号码，如止已继续进行下去。在分级式数字编码法中，任一物料项目只有一个物料编码。三种属性的阶级式数字编码法的优点一方面显示编码的规律性，一方面达到一物料项目仅有一编码的目标，其缺点是无用空号太多，一方面显得浪费累赘，另一方面常导致物料编码位数不够用。3．区段数字编码法
区段数字编码法介于连续数字编码法与分级式数字编码法之间。使用位数较级次式数字编码法更少，而仍能达到物料编码的目的。例如有64项，分为5大类，其情形如下：A类12项B类10项C类17项D类15项E类10项合计64项上述情形，如用阶级式数字编码法必须3位数，但如改为区段数字编码则仅需二位数即可，其情形如下：类别分配编码剩余备用编码A类12项（01-20）8项B类10项（21-37）7项C类17项（38-61）7项D类15项（62-83）7项E类10项（84-99）6项4．国际十进分类（U.D.C.）
这种方法于1876年美国杜威M.DeWey首创，其方法新颖而独到，可以无限制展开，颇受欧洲大陆各国的重视。1895年的国际图书馆学会决定杜威的十进法为基础，作更进一步发展，其后经众多数学专家的确究与发展，最后完成所谓国际十进位分类法（UniversalDecimalClassification），目前已有许多国家采用为国家规格。所谓国际十进位分类法是将所有物料分类为十大类，分别以0至9之数字代表之，然后每大类物料再划分为十个中类，再以0至9之数字为代表，如此进行下去按金字塔Pyramid形态展开。其情形如下：6应用科学62．工业技术621．机械的工业技术621．8动力传动621．88挟具621．882．螺丝、螺帽621．882．2各种小螺丝621．882．21金属用小螺丝621．882．215丸螺丝621．682．215.3平螺丝采用国际十进分类的物料编码，如编码编至三位数字之后仍须继续延长时时，即应加以“.”符号以表示划分，国际十进分类法可无限展开，任何新物料之产生均可插入原有物料编码之系统而不混淆原有之物料编码系统，国际十进分类法所能运用之符号只有十个（0-9），故使编码趋长而又无暗示作用，实在美中不足。
二、英文字母法是以英文字母作为物料编码工具的物料编码法。英文字母中I、O、Q、Z等字与阿拉伯数字1、0、9、2等容易混淆，故多废弃不用，除此之外，尚有23个字母可利用。如以A代表金属材料，B代表非木材，C代表玻璃。以AA代表铁金属，以AB代表铜金属......，英文字母在我国已经相当普遍，是可用的物料编码方法。三、暗示法暗示编码法是指物料编码代表物料的意义，可自编码本身联想出来。暗示编码法又可分为：字母暗示法,数字暗示法.1、英文字母暗示法：从物料的英文字母当中，择取重要且有代表性的一个或数个英文字母（通常取主要文字的第一个字母）做为编码的号码，使阅读物料编码者可以从中想象到英文字文字，进而从暗示中得知该物料为何物。例如：VC=VariableCapaciter(可变电容器)IC=IntegratedCircuit(集成电路)SW=Switch(开关)ST=SteelTube(钢管)BT=BRASSTuber(黄钢管)EP=EarPhone(耳机)
2、数字暗示法：直接以物料的数字为物料编码的号码，或将物料的数字依一固定规则而转换成物料编码的号码，物料编码的阅读者可从物料编码数字的暗示中得悉该物料为何物。物料编码代表的意义：例1：××××××××××——————————类小类形式长度厚度例2：电阻值的编码编码电阻值0050.5Ω0505Ω10010Ω101100Ω1021,000Ω10310,000Ω104100,000Ω1051,000,000Ω
例3：钢筋直径的编码编号钢筋直径1212mm1616mm1919mm2525mm
四、混合法
混合法物料编码系联合使用英文字母与阿拉伯数字来作物料编码，而多以英文字母代表物料之类别或名称，其后再用十进位或其他方式编阿拉伯数字号码。这种物料编码方法较十进位采用符号较多，故有不少公司乐于采用此种方法。
物料编码举例:例一：某公司冰箱材料分类与编码代码基本形式××××××××××12345678910大分类中分类小分类整个代码由十位数字组成，同样规格和材质的物料编码相同。
大分类是由前两位数字代表，31表示冰箱中分类由第3、4、5位三位数字表示1板金类:01外箱组件02内箱组件03门组件04蒸发器组件05底座组件06凝结器组件07其他零件08其他
2金属类:
01铁,02铜,03铝,04锌合金,05其他金属
3塑胶橡胶类:
01挤压弄（射出）,02成型（真空与冲床成型）,03吹气盛开04剪型,05模内加热加压成型屑,06橡胶,07管棒类4电工器材01电装品部分02电线03其他5绝热材料01玻璃纤维,02保利龙,03玻璃类,04海绵类,05木类
自从有了MRP系统和ERP系统，有关物料(商品、产品、零件、材料、货品)的名称就开始烦扰软件工程师和用户。物料的描述开始有了编码（代码）、名称，随后有了规格、型号、材质、产地、品牌、重量、体积、颜色、计量单位，再不行还有批号、系列号（可以区别物体）。物料名称是ERP系统实施中继物料编码之后第二个需要考虑的问题。狭义的物料名称就是诸如彩色电视机、自行车、小汽车、车床、油漆、轴承、阀门、碳钢之类的物料名，广义的物料名称包括上面所述的大部分属性。实际的物料是要区分物料所有属性的差异性，名称相同不等于实际物料相同。ERP软件是通过物料编码和物料属性的差异性描述将物料区分的。但是ERP软件又常常只是将物料名称作为一个比较正式的字段属性和物料编码显示在一起，而将规格型号、材质、产地、品牌、重量、体积、颜色这类属性作为备注型字段处理，也就是这些属性在物料列表、报表和查询条件中均不会出现。只是在打印物卡和运输类单据时才会出现。在这种情况下，当物料的名称相同时，物料的差异性只有物料的编码能够反映，对使用者很不方便的。