采购包括从确定产品和服务需求到采购产品、收货、开具发票和处理供应商付款的所有步骤。通过定义采购策略和工作流，可以为特定业务需求配置采购流程。
对产品或服务的需求可能来自申请，例如，员工需要产品时。可以设置产品目录，以指导从目录中对可用产品的选择，或者可以请求尚未在目录中提供的产品，从而让采购部门考虑如何提供该产品。
支出限制可用于限制申请支出，并且采购工作流添加了订购前需要审核的选项。如果需要，还可以指定预算资金分配。
采购部门确定所需产品和服务的供应商，这可能涉及向多个潜在供应商发送询价。可以共享正在请求的产品说明，潜在供应商可以查看这些说明，以确定他们能否提供符合要求的产品。供应商返回出价，随后采购部门将进行审核，最后再选择要合作的供应商。
采购订单包括向供应商发送采购查询的选项，以确保更全面的询价流程。采购查询可帮助创建订单价格、折扣和交货日期等条款。如果将供应商设置为使用供应商门户，则将禁用采购查询功能。但是将在供应商门户上共享订单，发送确认请求时，供应商可以直接确认订单。
供应商目录可用于收集供应商可供应的产品分类信息。供应商可以发布自己的目录，以便更轻松地更新目录。可以将核准供应商列表附加到产品，这有助于在打开新采购订单时指导供应商选择，并防止使用计划外供应商。
可以通过以下几种方式创建采购订单，包括：
使用采购审批工作流配置的采购订单需要进行审批，然后才能将记录为已审核，进一步处理订单之前需要进行本环节。
已确认采购订单以表示已与供应商签订协议。然后，采购订单将逐步经历不同的状态，直到最终开具发票或取消。
创建采购订单时，许多字段都预填充了默认值，这些值来自供应商页面中存储的供应商信息。这意味着您需要在采购订单上填写一定数量的字段，但您可以选择替代默认值。
可将费用分配给采购订单。可以通过设置自动费用或手动添加费用，将费用分配给采购订单。费用可分配给标头级别或订单行级别的订单。可以采用不同方式设置费用核算。例如，您可以设置作为产品成本核算的费用。如果执行本操作，必须在订单行级别分配费用后，然后才能确认订单。有一个选项可将费用从订单头分配到行。
包含实际产品的采购订单通常要求在仓库内进行到达登记，之后将登记该订单的物料收货。可以配置具有满足申请的产品的采购订单，以便请求产品的员工还需要提供收货确认。
一些采购订单包括服务产品或其他不需要在仓库中收货的非实际产品。产品可以创建为服务，或采购类别可直接用于此类订单的采购订单。对于这些订单，有时会跳过物料收货核算，直接为订单开具发票，或者在采购订单上进行物料收货登记，而无需任何事先的到达登记。
物料收货可能会导致特定用途的自动消耗。这包括直接交付的隐含消耗量、项目消耗量或将产品核算为固定资产。
供应商提供的供应商发票到达时，可以先将其记录在与采购订单无关的发票登记簿中，然后作为采购订单的记录进行审核。记录供应商发票与采购订单包括匹配物料收货和发票。
可以在采购订单上指定会计分配，以描述在分类帐中应如何进行核算，还能在配置中包含本项时定义如何获取预算资金分配。已开票的采购订单会将负债记录到应付帐款内的供应商帐户中，从该帐户可以处理供应商付款。
通过采购和应付帐款报表（包括支出分析和供应商绩效分析）支持采购的绩效和审核。
每个磁贴都提供一个显示链接。当您选择此链接时，下面的视图会根据磁贴的分类和筛选器显示对供应采购订单的更改和受影响的需求。
某些组织要求由输入交易记录人员以外的用户审核采购申请和采购订单。要设置审批流程，您可以创建工作流。
一个工作流表示一个业务流程。其定义了单据在系统中流动的方式，并指示必须完成任务或审核单据的人员。在组织中使用工作流系统有几个好处：
以下工作流类型可用于采购。
对产品或服务的需求可能来自申请，例如员工需要特定产品来执行其工作时。例如笔记本电脑或办公用品。高级采购程序如下。
可以设置产品目录，以指导从目录中对可用产品的选择，或者可以请求尚未在目录中提供的产品，从而让采购部门考虑如何提供该产品。
采购部门确定所需产品和服务的供应商，这可能涉及向多个潜在供应商发送询价。可以共享正在请求的产品说明，潜在供应商可以查看这些说明，以确定他们能否提供符合要求的产品。供应商返回出价，随后采购部门将审核出价，最后再选择要合作的供应商。
采购订单包括向供应商发送采购查询的选项，以确保更全面的询价流程。采购查询可帮助创建订单价格、折扣和交货日期等条款。如果将供应商设置为使用供应商协作，则将禁用采购查询功能。但是，订单可在供应商协作界面上共享，发送采购订单时，供应商可以直接确认订单。
根据组织的设置，您可以为组织使用的产品创建采购申请。
在采购策略中，您定义采购申请的默认行为，并确定用户是否可以选择可以创建的采购申请类型。
补货申请只能包含物料行，因为其正在为主计划准备行以作为特定站点或仓库的需求选项。主计划根据物料覆盖范围策略生成计划采购或转移单。
因此，审批补货申请后，物料便准备就绪，可通过主计划提货。或者，可将消耗量的采购申请用于直接生成采购订单。
采购申请是内部单据，而采购订单等于采购部门提交给供应商的外部单据。
您可以使用采购申请提交请求，以获取执行工作职能所需的物料或服务。通过使用采购申请，您可以完成以下事项：
采购申请要求您定义采购申请工作流。本工作流控制采购申请的审批流程（从申请提交到工作流到获得审批），之后将创建采购订单并提交给供应商。
以消耗为目的的申请表示对组织将在内部使用的物料或服务的需求。由此类申请创建的需求将始终由采购订单满足。如果将SupplyChainManagement设置为自动生成采购订单，则在审核采购申请后创建采购订单。
以补货为目的的申请表对示库存补货的需求。
要使用以补货为目的的采购申请，必须设置主计划编制以包括申请需求。然后，根据组织中的物料设置并使用主计划编制计划的供应策略，自动确定由此类申请创建的需求的满足方法。
询价流程包括：
采购订单除了确定特定销售人员之外，还定义说明、数量、价格、折扣、付款期限、绩效或装运日期以及其他关联的条款和条件。
许多不同角色和用户可以使用采购订单更新和跟踪采购订单的状态。例如，采购代理使用采购订单创建从特定供应商采购的产品列表。
价格、交货信息和物料等信息将记录到采购订单中。此外，采购代理将生成采购订单确认单据，该单据是发送给供应商通知采购的外部单据。收到物料后，需要将单据接收到库存中，然后生成发票。
创建协议的人员定义采购协议的有效期。交货日期必须在采购协议的有效期内。此外，默认情况下，采购协议处于暂停状态。只有采购协议设置为有效时，才能从该采购协议订购。
采购协议是一项可选功能，可添加到采购流程中。采购协议可以设置默认价格和折扣，并且可以链接到采购申请。您还可以根据报价请求的回复创建采购协议。采购协议链接到单据时，该链接将复制到根据单据创建的其他交易记录和单据中。
例如，如果协议链接到采购申请，则在采购申请获得批准并创建采购订单时，采购订单将自动生成指向采购协议的链接。
若要简化采购审批，Dynamics365SupplyChainManagement将提供一种移动审批体验，从而增强灵活性和响应能力。这样，用户就可以直接从移动设备管理采购申请和订单的审批任务，从而提高效率且不会出现延迟。移动应用概述了分配的任务和截止日期，使用户能够查看有关每个请求的详细信息，并在不切换上下文的情况下做出明智的决策-批准、拒绝、请求更改或委托。本功能有助于确保合规性和预算一致，同时保持顺利的审批流程。
Dynamics365SupplyChainManagement客户可以在MicrosoftSupplyChainCenter中访问Copilot。它会主动标记可能影响关键供应链流程的外部问题，例如天气、财务和地理。然后，预测性见解会显示材料、库存、承运人、分销网络等方面的受影响订单。然后，供应链计划人员可以自动草拟由Dynamics365Copilot生成的电子邮件，以提醒受影响的合作伙伴，并在发生干扰之前缓解可能的干扰。
此外，应用内帮助功能可为用户提供应用程序和用户流程内部的即时上下文帮助：
还有现有库存见解，可帮助用户做出明智的库存决策，例如订单承诺：
Copilot帮助采购专家在采购到付款流程中做出更好的采购决策：